• Главная
  • Проекты
  • Внедрение единой системы электронного документооборота в ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд. на основе OpenText Content Server

ЛУКОЙЛ

Внедрение единой системы электронного документооборота в ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд. на основе OpenText Content Server

Задачи

1. Автоматизация документационного обеспечения управления Холдингом, в том числе обеспечение контроля сроков согласования распорядительных документов и договоров в соответствии с корпоративными стандартами, обеспечение сквозного согласования документов между дочерними обществами и корпоративным центром, обеспечение контроля исполнительской дисциплины.

2. Обеспечение документационной поддержки проектной деятельности в производственных проектах.

В качестве объектов для реализации пилотного проекта были выбраны корпоративный центр в г. Москве и ЛУКОЙЛ Узбекистан Оперейтинг Компани в г. Ташкенте (с последующим тиражированием на другие предприятия Холдинга).

Пилотный проект продолжался с января по сентябрь 2009 г. и реализовывался в соответствии с корпоративной методологией внедрения КИС группы компаний ЛУКОЙЛ (включал в себя фазы концептуального проектирования, реализации, интеграционного тестирования и опытно-промышленной эксплуатации). По результатам опытно-промышленной эксплуатации к системе были подключены 250 пользователей в корпоративном центре и 220 пользователей в ЛУКОЙЛ Узбекистан Оперейтинг Компани.

Проект осуществлялся в условиях проведения в 2009 г. организационных преобразований, сопровождавшихся существенными изменениями в организационной структуре корпоративного центра Холдинга, что привело к продлению сроков проекта на четыре месяца.

В последующие годы функциональность системы расширялась, к системе подключались другие предприятия Холдинга, в том числе основной производственный актив Холдинга – ЛУКОЙЛ Мид-Ист Лтд. (оператор по разработке месторождения Западная Курна-2).

По состоянию на февраль 2012 г. с системой ЕСДО работают более 1200 пользователей Холдинга в пяти странах (Нидерланды, РФ, Ирак, ОАЭ, Узбекистан). В 2012 г. планируется дальнейшее расширение географии системы – подключение казахстанских активов Холдинга.

Функциональные рамки системы включают в себя шесть блоков бизнес-сценариев:

  • обработку корреспонденции и контроль исполнения поручений;

  • согласование, выпуск и публикацию организационно-распорядительной и нормативно-методической документации (ОРД, НМД);

  • обработку внутренней корреспонденции (служебных записок);

  • управление договорами (подготовка, согласование, хранение и архивация);

  • поддержку коллегиальных органов управления – правления, совета директоров, органов управления дочерними обществами;

  • обработку проектно-технической документации (ПТД);

В качестве основной платформы в проекте использовалась локализованная версия OpenText Content Server 9.7.0. Реализованная система позволяет пользователю работать на русском или на английском языке. В 2012 г. планируется миграция системы на платформу Content Server 10.0.

Система функционирует в централизованной инфраструктуре. Все подключенные предприятия Холдинга работают с одной базой документов, что существенно облегчает реализацию бизнес-процессов, затрагивающих несколько предприятий (например, совместную работу над документами экспертных групп, состоящих из сотрудников корпоративного центра и нескольких активов).

В ходе проекта реализована интеграция со следующими ключевыми информационными системами ЛУКОЙЛ Оверсиз:

  • корпоративной ERP-системой на базе SAP ERP (интеграция по справочникам, по процессу согласования договоров, доступ к документам из прочих транзакций SAP);

  • системой управления взаимоотношениями с поставщиками на базе SAP SRM (согласование конкурсной документации, поддержка переписки с поставщиками в ходе проведения конкурсов, хранение протоколов тендерного комитета);

  • корпоративным порталом на базе MS Sharepoint 2007 (доступ к документам, публикация документов на портале).

Результат

В результате широкомасштабного внедрения единой системы документооборота появились следующие новые возможности и преимущества.

  1. Централизованная система документооборота – «гарант» соблюдения корпоративных процедур. Благодаря ей ключевые процессы подготовки и согласования решений в регионах проходят в соответствии с корпоративными процедурами.

  2. Документооборот подключенных предприятий Холдинга стал «прозрачен» для корпоративного центра.

  3. По регламентированным процессам гарантировано соблюдение нормативных сроков согласования (с учетом производственных календарей различных регионов присутствия). Применяется принцип «согласование по умолчанию».

  4. Гарантировано соблюдение контрактных сроков согласования проектных документов (согласование подготовленной проектировщиками ПТД производится в системе).

  5. Обеспечено сохранение структурированной базы проектных документов по строящимся производственным объектам с сохранением полной истории их согласования и принятия решений. За счет интеграции с SAP накопленная база проектных документов по каждому объекту доступна пользователям непосредственно при работе с его основной записью в модуле «Техническое обслуживание и ремонт оборудования» SAP ERP.

Партнеры

Все партнеры

Отзыв клиента

«Международный опыт нефтегазовых компаний показывает, что крупные производственные проекты очень сложно реализовывать, не имея инструмента по управлению проектно-технической документацией. OpenText Content Server обеспечивает возможность организации структурированного хранения и оперативного согласования проектно-технической документации (ПТД), поступающей от различных подрядчиков по проектированию. Возможность интеграции с SAP ERP в то же время гарантирует доступность к использованию ПТД, накапливаемой в ходе строительства, при последующей эксплуатации технических объектов»

Сергей Котов, начальник Управления по ИТ и Связи филиала ЛУКОЙЛ Оверсиз Балтик Лтд в г. Дубай

Скачать информацию о проекте