• Главная
  • Проекты
  • Внедрение системы управления проектно-технической документацией на базе OpenText Transmittal Management

ЛУКОЙЛ

Внедрение системы управления проектно-технической документацией на базе OpenText Transmittal Management

Внедрение функциональности Transmittal management (управление проектно-техническим документооборотом) на базе Extended Transmittal management for OpenText livelink в LUKOIL Mid-East. 

Задачи

Основной задачей проекта по управлению проектно-технической документацией (ПТД) с технической точки зрения было создание инструмента, позволяющего:

  • повысить эффективность рассмотрения и согласования проектной документации в условиях большого объема информации и географически распределенных проектных команд;

  • структурированно хранить как непосредственно документацию, так и историю ее согласования с последующим эффективным доступом к ней в случае необходимости;

  • гарантировать целостность, актуальность, достоверность, сохранность проектной документации на всех этапах жизненного цикла проекта.

С организационной точки зрения основной задачей проекта стали разработка и внедрение единого на уровне холдинга бизнес-процесса и сопутствующего управленческого нормативно-методического документооборота.

Реализовывать электронный проектно-технический документооборот решили в существовавшей программной среде. Для реализации функций проектно-технического документооборота программная платформа была дополнена специализированным модулем OpenText Transmittal Management и инструментом, позволяющим осуществлять комментирование как pdf-документов, так и документов технических форматов — OpenText Brava Viewer.

Одним из первых этапов работы стало моделирование целевого процесса управления проектно-техническим документооборотом. Была проанализирована текущая организация проектно-технического документооборота в проектах капитального строительства.

В итоге в качестве ориентира был выбран проект в Узбекистане, где были наиболее серьезные наработки в данной области. Затем в ходе серьезного и кропотливого составления ТЗ модель оптимизировалась и дорабатывалась.

Реализация требований ТЗ происходила итеративным путем: проектная команда реализовывала часть функциональности в виде очередной итерации прототипа, которая демонстрировалась рабочей группе по унификации процессов ПТД. В ходе демонстраций требования уточнялись, развивались, вносились уточнения в техническое задание.

Результат

Ключевыми доработками системы стали:

  • автоматизация процесса получения, регистрации, проверки комплектности и корректности атрибутов передаваемой EPC-подрядчиком проектно-технической документации;

  • формирование задач по согласованию проектно-технической документации в соответствии с матрицей распределения ответственности;

  • организация совместной работы над документами сотрудников территориально удаленных подразделений холдинга;

  • контроль исполнения пользователями задач по согласованию документов;

  • реализация решения по комментированию файлов в различных форматах;

  • реализация поиска по всем категориям проектно-технической документации.

Сейчас система функционирует в централизованной архитектуре и охватывает более 1400 пользователей в России, Узбекистане, Нидерландах, Ираке и ОАЭ. Все подключенные предприятия холдинга работают с единой базой документов, что существенно облегчает реализацию различных бизнес-процессов, затрагивающих несколько предприятий.

 

Партнеры

Все партнеры

Отзыв клиента

«Организация процесса проектно-технического документооборота и его автоматизация — это не дань неким «модным трендам», а жизненная необходимость для «ЛУКОЙЛ Оверсиз»».

Тимофей Ляшенко, начальник управления инженерно-технологической поддержки проектов обустройства, руководитель рабочей группы по унификации процессов ПТД, МФ «ЛУКОЙЛ Оверсиз Сервис Б.В.»

Скачать информацию о проекте