Задачи
- Комплексная автоматизация следующих процессов материально-технического обеспечения с учетом связи с процессами бюджетирования закупок, бухгалтерского учета, казначейства, управления затратами на ТМЦ:
- Планирование потребности в материально-технических ресурсах и контроль обеспечения.
- Планирование и контроль выполнения закупок.
- Подготовка, заключение и контроль исполнения договоров.
- Исполнение закупок.
- Складские операции.
- Проектирование бюджетной модели, описывающей процесс планирования, корректировок и взаимосвязей бюджета закупок, БДДС и БДР, описание правил сбора фактических данных по бюджетам.
Предпосылки проекта
Два года назад в компании стартовали работы по переходу на программный продукт «1С:ERP Управление холдингом» (1С:ERP УХ) с целью комплексной автоматизации процессов предприятия.
На момент старта работ компания использовала следующие программные продукты:
- «1С: УПП + Управление карьером, редакция 1.3» – система оперативного, производственного, кадрового учета, расчета заработной платы и налогов, регламентированного учета и планирования.
- «1С: Документооборот», редакция 3.0 – система согласования документов.
- ИС «БИТ-ФИНАНС» – система для планирования и исполнения закупок.
В ходе выполнения работ в 1С:ERP УХ были автоматизированы процессы бухгалтерского учета, казначейства, частично автоматизированы процессы закупки и складского учета.
В процессе выполнения работ были выявлены сложности при комплексной автоматизации процессов оперативного и управленческого учета с учетом связи с процессами бюджетирования закупок, бухгалтерского учета, казначейства, управления затратами.
В частности:
- Отсутствовала корректная связь между планами закупок, заказами поставщику и складскими операциями, что не позволяло выполнять контроль процессов и проводить план-фактный анализ.
- Отсутствовали выстроенные процессы по складским операциям, закупкам ТМЦ, списанию ТМЦ в регламентированном учете.
- Отсутствовали следующие возможности:
- Планирование потребности по оборудованию.
- Формирование плана закупок с возможностью корректировки и контроля лимитов.
- Движение ТМЦ в разрезе оборудования с целью учета затрат.
- Сотрудникам приходилось дублировать информацию в нескольких информационных системах.
Учитывая сжатые сроки и критичность задач, компания приняла решение о привлечении группы компаний ITPS (ООО «Парма-Телеком») к выполнению работ по переходу на 1С:ERP УХ.
Основные проектные работы:
- Подготовка и регламентация проекта.
- Обследование и проектирование целевых процессов, включая:
- Анализ действующей цепочки движения документов и правил их оформления.
- Подготовку предложений по рекомендуемой цепочке движения документов и правил их оформления.
- Техническое проектирование и разработка технической документации.
- Доработка и дополнительная настройка 1С:ERP УХ.
- Подготовка системы к опытно-промышленной эксплуатации, включая:
- Настройку продуктивного контура, включая настройку маршрутов согласования документов.
- Разработку рабочей документации.
- Подготовку и проведение обучения пользователей.
- Подготовка и проведение опытно-промышленной эксплуатации системы, включая анализ и контроль цепочек документов, формируемых пользователями в продуктивной базе, и подготовка рекомендаций по их корректировке.
- Актуализация документации по результатам опытно-промышленной эксплуатации.
- Передача системы в промышленную эксплуатацию.
В ходе проекта дополнительно выполнялось:
- Регламентирование совместной доработки конфигурации 1С:ERP УХ, выполняемой заказчиком и исполнителем.
- Консультирование заказчика по типовым возможностям 1С:ERP УХ и анализ доработок, выполненных заказчиком.
- Решение дополнительных приоритетных задач, выявленных в ходе исполнения проекта.
- Консультирование непосредственно на рабочих местах пользователей при старте опытно-промышленной эксплуатации.
В ходе проекта особое внимание уделялось документированию проектных и технических решений, а также, передаче знаний сотрудникам заказчика.
Функциональность системы
В ходе проекта была использована следующая функциональность 1С:ERP УХ:
- Формирование и согласование потребности в ТМЦ с двумя механизмами: по оборудованию и без оборудования
- Автоматическое определение статьи бюджета закупок для номенклатуры при формировании потребности.
- Контроль согласования потребностей.
- Формирование отчета о ходе согласования документов планирования закупок.
- Учет остатков при формировании потребности.
- Установка цен номенклатуры в соответствии с методикой заказчика.
- Анализ цен номенклатуры в форме отчета.
- Использование экземпляров отчетов для автоматического сбора данных по потребности.
- Формирование планов закупок с использованием АРМ.
- Автоматическое создание документов Разрешение на замену: учет аналогов (исходной плановой номенклатуры) и их сопоставление с фактически закупаемыми ТМЦ.
- Установка и корректировка лимитов по бюджету закупок.
- Контроль согласования корректировки лимитов.
- Использование «исходной» номенклатуры при формировании отчетов.
- Внедрение функционала корпоративных закупок с использованием механизма отнесения потребности на договор.
- Учет и контроль аварийного фонда, внепланового фонда, фонда экономиии от закупки.
- Обеспечение связи заказов поставщику на основании планов закупок с учетом «исходной» номенклатуры (номенклатуры планирования) и подразделений-инициаторов закупки.
- Контроль исполнения планов закупок исполнения с учетом “исходной” номенклатуры (номенклатура, заявленная в потребности) и подразделения-инициатора потребности
- Поддержка закупки ТМЦ по авансовым отчетам с использованием Автоматизированного рабочего места.
- Поддержка складских операция по ТМЦ с учетом “исходной” номенклатуры.
- Пономенклатурный контроль соблюдения толеранса при поступлении ТМЦ.
- Формирование отчета для контроля оборачиваемости ТМЦ.
- Учет затрат на оборудование с возможностью загрузки данных из 1С:УПП.
- Автоматическое формирование документов “Заявка на расходование ДС”.
- Анализ и контроль корректности выполнения складских операций: автоматическое заполнение заказов на внутреннее потребление.
- Анализ и контроль корректности выполнения складских операций: автоматическое списание ТМЦ на основании заказов на внутреннее потребление.
- Автоматическое заполнение статьи затрат в сопоставлении ее со статьей бюджета закупок.
- Формирование контрольных отчетов на каждом уровне операций пользователей.
- Автоматизация нетиповых печатных форм на всех уровнях движения ТМЦ.
Результат
В результате проекта были решены все поставленные задачи и достигнуты следующие результаты:
- Автоматизированы более 102 рабочих мест, в том числе:
- Сотрудники и руководители производственных подразделений и административных служб – 82 рабочих места.
- Сотрудники и руководители Управления материально-технического снабжения и складского хозяйства – 8 рабочих мест.
- ПЭО – 5 рабочих мест.
- Бухгалтерия – 7 рабочих мест.
Обеспечена поддержка сквозных процессов с использованием контрольных процедур, снижающих вероятность ошибок пользователей, и отчетов, облегчающих сверку данных оперативного, управленческого и бухгалтерского учета.
- Исключен двойной ввод информации путем отказа от использования ИС «БИТ-ФИНАНС» и переноса функциональности по отражению складских операций из 1С:УПП в 1С:ERP УХ.
Отзыв клиента
С учетом достигнутых результатов АО «Угольная компания «Разрез Степной» выражает благодарность группе компаний ITPS за выполнение поставленных проектных задач. Особо следует отметить эффективную и профессиональную работу проектной команды ITPS, которая проявила глубокие знания продуктов 1С, нацеленность на результат, способность понимать потребности заказчика, предлагать и реализовывать эффективные решения. АО «Угольная компания «Разрез Степной» надеется на дальнейшее продуктивное сотрудничество с ITPS.
Генеральный директор АО «УК «разрез Степной» Фуртак Е. Б.
Скачать информацию о проекте