Оптимизация деятельности предприятий за счет эффективного управления НСИ: опыт ITPS

В статье представлен опыт группы компаний ITPS в части управления НСИ. Правильный подход к организации процесса и удобные инструменты позволяют в разы быстрее и эффективнее достигать поставленных целей и необходимых результатов. Независимо от размера компании и сферы ее деятельности, вопросы управления НСИ остаются актуальными.

Что такое НСИ?

Нормативно-справочная информация (НСИ) — это данные, содержащиеся в справочниках, номенклатурах, классификаторах, стандартах, регламентах предприятия. Она лежит в основе процессов, связанных с учетом, планированием, закупками, продажами, производством и финансовой отчетностью. 

Отсутствие системы управления НСИ влечет за собой следующие риски:

• низкое качество и разрозненность информации приводят к ошибкам и неточностям, повышая расходы на ее обработку;

• дублирование сведений может привести к искажению отчетов и аналитики, что негативно отразится на стратегическом планировании;

• непрозрачная практика учета данных препятствует оптимизации деятельности компании и принятию грамотных управленческих решений.

Эффективность деятельности предприятия снижается при отсутствии выстроенной системы управления НСИ. На примере справочников материалов неправильная структура и дублирование записей приводят к необоснованному увеличению закупок материалов и росту запасов на складах. 

Порядок в НСИ способствует сокращению затрат предприятия, тогда как наличие ошибок и беспорядок в НСИ ведут к увеличению расходов. Так, неправильно структурированный справочник материалов на заводе привел к созданию нескольких записей одного типа стали, введенных под разными наименованиями разными подразделениями. В результате закуплена одна и та же марка металла, что стало причиной увеличения закупочного бюджета, появления избыточных запасов и лишних расходов на хранение. После внедрения единого справочника материалов и унификации наименований проблема дублирования исчезла, позволив снизить расходы и упорядочить закупки.

Управление НСИ – совокупность процессов, нуждающихся в поддержке специализированными цифровыми решениями. Речь о системах управления мастер-данными предприятия (MDM), выступающих центральными платформами для консолидации, хранения, упорядочивания, обновления и улучшения качества справочников и классификаторов. Системы обеспечивают пользователям и информационным системам организации удобный доступ к данным.

                                                                 Архитектура решения

Управление НСИ позволяет заказчикам прийти к следующим результатам:

• добиться оптимизации расходов на управление мастер-данными и снижения стоимости владения информационными системами;

• улучшить качество данных и исключить дубликаты;

• усилить прозрачность и понимание ключевых бизнес-процессов;

• повысить обоснованность и эффективность принятия управленческих решений.

Опыт и компетенции ITPS

В ITPS работают архитекторы, методологи, консультанты, специалисты по машинному обучению. Команда начинает работу с тщательного анализа текущего состояния НСИ заказчика, проводит аудит имеющихся данных и выявляет причины возникающих проблем. Следующий этап — комплекс мероприятий по нормализации данных, направленный на повышение их качества, устранение дублирующих записей и приведение к единому формату.

Нормализация НСИ – важный шаг для повышения эффективности информационных систем и бизнеса в целом. Качество данных напрямую влияет на эффект внедрения/использования информационных систем на предприятии. Обработка и преобразование данных — задача, требующая регулярного контроля и обновления для поддержания актуальности информации.

Рассмотрим первый кейс по нормализации справочника контрагентов для металлургической компании. Предприятие столкнулось с необходимостью систематизации большого объема данных о контрагентах из двух действующих систем и подготовки данных для первичного наполнения MDM-системы. Для реализации проекта была проведена масштабная работа по объединению и очистке данных, включающих сведения о 107 тыс. контрагентов, 137 тыс. адресов, 80 тыс. платежных реквизитов, 2,4 тыс. иностранных банковских учреждений и около 70 тыс. контактных данных и пунктах отгрузки продукции.

В результате актуализированы и очищены 50% записей, обогащены 30% записей, установлено соответствие внутрисистемных и межсистемных дублей у 25% записей. Кроме того: 

• подготовлены методологические документы по нормализации и ведению НСИ;

• разработаны централизованный справочник контрагентов и единый справочник банков нерезидентов;

• упрощен процесс обработки финансовых операций - сокращено время обработки на 30%;

• улучшен процесс финансового анализа, оценки кредитных рисков и принятия обоснованных решений - уменьшена доля просроченных платежей; 

• повышена точность адресов доставки на 50%, снижены расходы некорректных доставок на 90%;

• снижены затраты на обработку данных и управление контрагентами на 20%;

• снижено количество ошибок в финансовых отчетах. 

В результате нормализации увеличилась эффективность финансового управления в организации, что оказало положительное влияние на ее устойчивое развитие.

В рамках другого проекта по автоматизации основной производственной деятельности для транспортной компании охвачена база данных, включающая 112 тыс. единиц оборудования, более 3 млн деталей вагонов, 26 тыс. наименований материалов и 3,2 тыс. видов услуг.  

Результатом внедрения стало сокращение времени согласования изменений в справочниках до 40%, уменьшение трудозатрат на поиск объектов в справочниках до 35% и снижение объема невостребованных запасов до 20% за счет улучшенной доступности информации о материалах и их заменителях. Среди эффектов также:

• подготовлена единая база данных объектов ремонта – грузовых вагонов и деталей;

• разработан единый справочник закупаемых и оказываемых услуг;

• разработана собственная структура управления справочниками и классификаторами в справочниках на текущей системе;

• разработан единый справочник материалов.

Регулярная поддержка и контроль качества данных – залог долгосрочного успеха. Опыт ITPS показывает, что эффективное управление нормативно-справочной информацией является необходимым условием успешного функционирования любого предприятия, независимо от его масштаба и отрасли. Благодаря правильному подходу к работе с данными, использованию специализированных инструментов и цифровых технологий, компании получают возможность значительно повысить производительность труда, снизить затраты и минимизировать риски, связанные с некорректной обработкой информации.